ERP – CÁC KHÍA CẠNH KHÁC KHI ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN

Xác định các Vấn đề Mấu chốt cần Giải quyết

Công ty nên xác định rõ ràng các vấn đề mấu chốt mà công ty muốn giải quyết bằng cách triển khai phần mềm kế toán/ERP và nên đánh giá khả năng của từng phần mềm trong việc giải quyết các vấn đề đó. Trong thực tế, các công ty có thể bị lẫn lộn về các vấn đề mà phần mềm có thể thực sự giải quyết được và những vấn đề nội bộ công ty mà phần mềm không thể giải quyết được.

Kỳ vọng Rõ ràng về những Thay đổi Quy trình Kinh doanh trong Tương lai

Công ty nên xem xét các kế hoạch phát triển trong tương lai liên quan đến bất kỳ hoạt động kinh doanh nào và xác định liệu phần mềm kế toán dự định mua có hỗ trợ cho những thay đổi trong tương lai đó không.

Quy trình Rõ ràng

Thông thường các công ty Việt Nam bắt đầu với phân hệ kế toán trước nhưng phòng kế toán của một số công ty Việt Nam không có quy trình kế toán đủ rõ ràng. Để có thể chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán ở mức thuận lợi nhất có thể, công ty nên cố gắng viết thật rõ ràng các quy trình kế toán trước khi chuyển đổi sang sử dụng bất kỳ một phần mềm kế toán nào.

Tương tự, công ty nên viết rõ ràng các quy trình kinh doanh khác nếu muốn cài đặt các phân hệ cho các quy trình kinh doanh đó.

Khi bắt đầu triển khai các quy trình, một điều quan trọng đối với công ty là cố gắng tự truyền đạt càng rõ ràng càng tốt các quy trình kinh doanh cho công ty bán phần mềm để phần mềm được thiết kế chính xác.

Bàn giao

Một số việc triển khai phần mềm kế toán hoặc ERP thất bại do khách hàng chấp nhận việc bàn giao phần mềm thậm chí khi nó chưa được công ty bán phần mềm thiết kế chính xác. Do đó, khách hàng nên đánh giá phần mềm thật kỹ càng và yêu cầu những sửa đổi thiết kế cần thiết trước khi chấp nhận lần bàn giao cuối cùng.

Bổ nhiệm Trưởng ban ERP và Ban ERP có Năng lực

Các công ty nên bổ nhiệm một Trưởng ban ERP để giám sát quá trình đánh giá các phần mềm khác nhau. Thông thường thì người này từ phòng IT hoặc phòng kế toán. Trưởng ban ERP nên có một ban ERP gồm ít nhất một kế toán cấp cao của phòng kế toán và một nhân viên cấp cao của từng phòng ban khác có tham gia sử dụng phần mềm ERP sau này. Trách nhiệm của ban ERP là: 1) đánh giá các phần mềm kế toán khác nhau; 2) giám sát quá trình cài đặt; và 3) đảm bảo người sử dụng ở các phòng ban của họ chấp nhận phần mềm và cam kết thực hiện.

Một điều cũng quan trọng là ban ERP phải có năng lực đánh giá tốt tất cả các vấn đề liên quan, chẳng hạn như những vấn đề trình bày trong báo cáo này. Nên xem xét việc thuê một chuyên gia tư vấn cho quá trình đánh giá nếu công ty không có một ban ERP chưa đủ trình độ.