ERP – TÍNH NĂNG SỬ DỤNG CẦN THIẾT

Tính Dễ Sử dụng

Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm ERP. Một số phần mềm đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng vì giao diện người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng.

Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam. Các phần mềm trong nước đôi khi có lợi thế hơn về mặt này bởi vì chúng đơn giản và có giao diện với người sử dụng bằng tiếng Việt và các phần mềm kế toán thường được thiết kế phù hợp với Hệ thống Kế toán Việt Nam.

Tuy nhiên, người sử dụng nên lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là phần mềm đó có ít chức năng hơn

Cảnh báo

Một số phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người sử dụng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.

Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào đó đã mua hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép

Chất lượng và tính Sẵn có của Hoạt động Hỗ trợ

Một trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của có các dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn.

Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất lượng của các tài liệu rất thấp, và rủi ro rất lớn khi các nhân viên phát triển phần mềm ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họ không có thời gian hỗ trợ cho phần mềm đó. Việc này có thể dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng và làm cho người sử dụng nản ḷng khi dùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm phần mềm do nội bộ công ty viết.

Đối với các phần mềm ERP thiết kế sẵn trong nước, điều quan trọng là phải xem xét đến khả năng các công ty phần mềm sẽ tiếp tục sản xuất và bán các phần mềm này bởi vì chất lượng và tính sẵn có của dịch vụ hỗ trợ các khách hàng hiện tại cũng sẽ giảm sút đáng kể khi họ ngừng bán sản phẩm. Do nhiều công ty sản xuất phần mềm ERP trong nước hiện đang bị lỗ, có thể một số các công ty trong số này sẽ không còn hoạt động trong tương lai nữa. Do đó, một điều rất quan trọng là khách hàng cần xem xét khả năng các nhà cung cấp ERP vẫn còn tiếp tục hoạt động kinh doanh trong một vài năm tới. Đó là một lý do vì sao việc mua phần mềm ERP từ một nhà cung cấp đã đứng vững trong một thời gian dài lại hấp dẫn hơn.

Đối với các phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả năng các nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho phần mềm này trong tương lai cũng như chất lượng của các đại lý về kỹ năng và sự hiểu biết của họ về các sản phẩm mà họ cung cấp. Một số công ty phần mềm nước ngoài áp dụng các tiêu chuẩn rất cao đối với các đại lý bán phần mềm cho họ. Người sử dụng cần hỏi rõ về những tiêu chuẩn nào mà đại lý cần đáp ứng nhằm duy trì được mối quan hệ với công ty thiết kế phần mềm

Tài liệu dành cho Người Sử dụng

Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện. Những tài liệu này bao gồm:

• Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó có thể cung cấp;

• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm và định cấu hình, bao gồm cả thông tin về cấu hình của phần cứng;

• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về  cách sử dụng phần mềm, cũng như những thông tin về việc khắc phục các sai sót;

• Sách tra cứu: liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó;

• Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách thức giải quyết sự cố

Bản địa hoá

Một số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty.

Một thuận lợi của các phần mềm kế toán trong nước là các phần mềm này hoàn toàn được thiết kế phù hợp với hệ thống kế toán và các quy định của Việt nam và có thể sử dụng bằng tiếng Việt. Các phần mềm này có thể được cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. Điều này sẽ làm việc sử dụng và việc thiết lập cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn.

Mặc dù có ý kiến cho rằng một số phần mềm ERP nước ngoài không thể bản địa hóa và điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam (VAS) nhưng các công ty bán các phần mềm này đã bác bỏ ý kiến trên và cho rằng điều đó là hoàn toàn có thể dù rằng cần có nhiều nỗ lực để điều chỉnh thiết kế hệ thống ERP nước ngoài cho phù hợp với yêu cầu trong nước. Ngoài ra, đối với các phần mềm trong nước, khả năng tự động tạo các báo cáo giống như các mẫu của hệ thống kế toán Việt Nam có thể sẽ dễ dàng hơn

Chức năng Đa Ngôn ngữ

Các phần mềm trong nước cũng cần phải hoạt động được với các thứ tiếng khác bên cạnh tiếng Việt, chẳng hạn như tiếng Anh, Hoa và Nhật

Chế độ Đa nhiệm

Người sử dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu phần mềm có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như một số phần mềm cho phép người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa sổ/màn hình công nợ phải trả trong khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu