ERP – TỔNG CHI PHÍ SỞ HỮU (TCO)

Khái niệm

Tổng Chi phí Sở hữu (TCO) là một mô hình do Tập đoàn Garner xây dựng ban đầu vào năm 19872 để phân tích những chi phí liên quan đến việc mua, triển khai và sở hữu các hệ thống công nghệ thông tin trong một thời gian cụ thể, thường là 3 hoặc 5 năm. Các chi phí này bao gồm chi phí bản quyền phần mềm, chi phí triển khai, chi phí liên quan đến việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì hàng năm và chi phí hành chính nội bộ.

Theo một nghiên cứu do Tập đoàn Tư vấn Meta tiến hành, chỉ khoảng 20% các công ty đã triển khai giải pháp ERP thực sự biết được Tổng Chi phí Sở hữu liên quan đến việc triển khai hệ thống của họ. 80% các công ty còn lại không hiểu rõ về mức đổ của các chi phí hỗ trợ thường xuyên và các chi phí liên quan đến cơ sở hạ tầng³. Do đó, các công ty này thường chọn các phần mềm ít tốn kém và nghĩ rằng họ đã tiết kiệm chi phí. Trong thực tế thì các hệ thống công nghệ thông tin có vẻ ít tốn kém dựa trên chi phí phần cứng và phần mềm có thể tốn kém hơn khi đánh giá đến Tổng Chi phí Sở hữu là bởi vì, chẳng hạn như, các hệ thống này đ̣i hỏi chi phí bảo trì và các chi phí khác liên quan đến sửa đổi sau này. Mặc dù thường không dễ dàng ước lượng được Tổng Chi phí Sở hữu, các công ty nên xem xét điều này khi quyết định mua một hệ thống công nghệ thông tin.

Chi phí Bản quyền

Chi phí bản quyền là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường được tính dựa vào số phân hệ và số người sử dụng phần mềm trong cùng một lúc ở công ty khách hàng. Ở Việt Nam, chi phí bản quyền cho các phần mềm thiết kế sẵn thường có giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000 đôla Mỹ.

Thông thường, các phần mềm thiết kế sẵn rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng bởi vì chi phí phát triển phần mềm có thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng

Chi phí Triển khai

Đây là chi phí triển khai hệ thống ERP, bao gồm chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối và thời gian mà các nhân viên của công ty phải tham gia vào quá trình triển khai hệ thống ERP. Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí bản quyền nhưng ở Việt Nam chi phí triển khai khó có thể cao do mức độ phức tạp của hệ thống còn thấp. Căn cứ trên các bản báo giá mà chúng tôi được tham khảo về chi phí triển khai các hệ thống ERP của nước ngoài ở Việt Nam thì chi phí này nằm trong khoảng từ 6.000 đôla Mỹ đến 75.000 đôla Mỹ, với mức trung bình khoảng

40.000 đôla Mỹ, tức bằng 100% chi phí cho quyền sử dụng, nhưng có thể dao động đáng kể. Tuy nhiên, đối với các phần mềm trong nước, chi phí triển khai chỉ khoảng 15% chi phí bản quyền và thường được gộp chung vào mức giá đưa ra bởi các công ty bán phần mềm

Nâng cấp Cơ sở Hạ tầng của Công nghệ Thông tin

Các chi phí khác bao gồm số tiền phải trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty, như phí bản quyền hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm ứng dụng của máy chủ, tăng độ băng thông, thết bị mạng và các máy vi tính hoặc máy chủ mới. Các chi phí này tuỳ thuộc vào các nhu cầu của công ty. Máy chủ cấp trung bình thường trị giá từ 3.000 đôla Mỹ đến 6.000 đôla Mỹ và chi phí thiết lập mạng thường vào khoảng 200 đôla Mỹ đến 300 đôla Mỹ cho một người sử dụng

Chi phí Tư vấn

Có rất nhiều dự án đã thất bại do một số yếu tố hoàn toàn có thể ngăn chặn được như xác định yêu cầu của người sử dụng sơ sài, hiểu sai về thời gian và nỗ lực cần thiết để triển khai, chọn các phân hệ không phù hợp, phạm lỗi trong thiết lập cấu hình, v.v... . Việc sử dụng một chuyên gia tư vấn phân tích hệ thống hiện tại có thể giúp ngăn ngừa các yếu tố này và đánh giá giải pháp tối ưu và/hoặc giám sát quá trình triển khai của công ty bán hoặc phân phối lại ERP.

Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, các công ty thường sử dụng nhân viên tư vấn với chi phí tư vấn trị giá 20% - 70% trên phí bản quyền

Chi phí Bảo trì Hàng năm

Chi phí bảo trì hàng năm phải trả cho công ty xây dựng phần mềm hay công ty bán phần mềm là một khoản phí dịch vụ hàng năm để sửa chữa các vấn đề phát sinh. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng 8% đến 20% chi phí bản quyền ban đầu, nhưng điển hình nhất là 20%

Chi phí Hành chính Nội bộ

Một chi phí quan trọng khác là chi phí liên quan đến nhân sự trong công ty phụ trách duy trì hệ thống ERP, hỗ trợ người sử dụng và giải quyết các sự cố liên quan đến hệ thống. Một quy tắc ngầm định chung là phải cần một nhân viên IT của công ty cho khoảng 50 người sử dụng nhưng đối với hệ thống phức tạp hơn thì thường đ̣i hỏi nhiều hơn số nhân viên IT so với số người sử dụng. Một yếu tố khác của chi phí hành chính nội bộ nên xem xét là thời gian giá trị của người sử dụng hệ thống trong phạm vi mà họ phải tiêu tốn thời gian trong việc triển khai hệ thống hoặc để giải quyết các sự cố của hệ thống. Chẳng hạn, nếu một công ty sử dụng một phần mềm kế toán đặt hàng và nhân viên phòng kế toán phải tiêu tốn rất nhiều thời gian để giải quyết các lỗi lập trình thì chi phí thời gian của họ nên được xem xét khi đánh giá tổng chi phí sở hữu

Các Yếu tố Quan trọng Ảnh hưởng đến TCO

Sự có mặt của các lỗi lập trình trong phần mềm làm tăng TCO lên đáng kể vì sẽ tốn thời gian và công sức để giải quyết các lỗi lập trình này. Nhìn chung, các phần mềm thiết kế sẵn với một số lượng lớn khách hàng hiện tại thường có ít lỗi lập trình hơn trong khi các phần mềm đặt hàng thường có nhiều lỗi lập trình nhất.

Phần mềm càng phức tạp thì TCO càng lớn vì các phần mềm phức tạp đ̣i hỏi hỗ trợ thường xuyên của phòng IT nhiều hơn rất nhiều và các sự cố thường diễn ra khi sử dụng một phần mềm phức tạp. Ở Mỹ, chi phí hỗ trợ thường xuyên cho một hệ thống ERP thường chiếm khoảng 40% tổng TCO.4

Phần mềm càng dễ sửa đổi dựa trên các lựa chọn cấu hình hiện tại so với sửa đổi mã nguồn thì TCO càng thấp hơn. Đó là do sửa đổi mã nguồn rất khó và có thể gây ra nhiều lỗi lập trình và các sự cố khác không lýờng trước được.

Phần mềm càng dễ nâng cấp khi có phiên bản mới ra đời thì TCO càng thấp. Mặt khác, phần mềm đặt hàng là phần mềm khó nâng cấp nhất và nhiều khả năng nhất là sẽ bị thay thế với một phần mềm khác trong tương lai (thay vì nâng cấp) và do đó có TCO cao hơn vì đ̣i hỏi nhiều công sức mỗi khi một cài đặt một phần mềm mới.

Ngoài ra, chọn một phần mềm mà không đánh giá kỹ càng tính tương thích của phần mềm với các quy trình kinh doanh của công ty có thể tốn thêm các chi phí khác hoặc là chi phí thay thế phần mềm bằng phần mềm khác hoặc là các chi phí liên quan đến việc công ty phải thay đổi các quy trình kinh doanh để đáp ứng các yêu cầu của phần mềm. Một số phần mềm phù hợp hơn với một số ngành công nghiệp nhất định và các công ty nên cân nhắc điều này kỹ càng trong quá trình đánh giá phần mềm.